'Bedrijven laten duizenden euro's aan internationale btw liggen'

'Bedrijven laten duizenden euro's aan internationale btw liggen'
Juliette Goetzee: 'We updaten het programma continu dankzij onze internationale btw-specialisten.'

Met Nextens Grip, een cloudbased softwareplatform met aangiftesoftware en fiscale kennisbronnen, is de controller in control over de belastingen. Daarnaast kent Nextens een Grip Internationaal module, die laagdrempelig de teruggave organiseert van in het buitenland betaalde btw. Juliette Goetzee, managing director van Nextens: 'Bedrijven vergeten nogal eens die btw terug te vragen waardoor ze vaak serieuze bedragen laten liggen. Dat is zonde.'

Of het VAT wordt genoemd, TVA of IVA, de btw die is betaald in andere EU-landen kan eenvoudig worden teruggevraagd met Grip Internationaal. Via Grip is ook de btw bij de Nederlandse Belastingdienst terug te vragen. De controller krijgt via het internationale softwareplatform toegang tot een naslagwerk met alle wet- en regelgeving rondom de omzetbelasting in andere landen.

'Denk bijvoorbeeld aan de wijze waarop je je moet registreren voor btw-teruggave, hoe hoog de btw is en wat de termijnen voor indiening zijn', legt Goetzee uit. 'Het naslagwerk behandelt de btw wet- en regelgeving van 43 landen in een uniforme opmaak, zodat je eenvoudig landen met elkaar kunt vergelijken.’

Zoveel mogelijk geautomatiseerd

Uit onderzoek blijkt dat 54 procent van de afgedragen internationale btw niet wordt teruggevraagd. ‘Dat is ook onze ervaring’, zegt Goetzee. ‘Bedrijven twijfelen of het de moeite, tijd en kosten van het terugvragen waard is. Maar met onze software kun je de teruggave vanuit de aangesloten landen eenvoudig indienen. En zoveel mogelijk geautomatiseerd, waardoor je er minder omkijken naar hebt.'

Het is belangrijk dat ondernemingen voor de teruggave hun bonnetjes, al dan niet digitaal, toevoegen aan het systeem. 'Denk aan gemaakte kosten in het buitenland voor hotels, eten en drinken, vervoer, representatie, tol, beurzen en tentoonstellingen. Als je internationaal zakendoet, is dit systeem al snel lonend, omdat je de teruggave eenvoudig en efficiënt kunt oppakken.’

Laatste stand van zaken

In de btw-software wordt telkens de laatste stand van veranderende btw-wetgeving in de betreffende landen bijgehouden. Goetzee: ‘We updaten het programma continu dankzij onze internationale btw-specialisten. Binnenkort voegen we bijvoorbeeld kennis van nog eens vijftien landen toe. Zo heb je ook daar geen omkijken naar.’ Wie zijn internationale btw-teruggave indient, zal algemeen zien dat dit al gauw leidt tot terugbetaling. ‘Veel landen zijn verplicht om die teruggave snel te verrichten, waardoor je als onderneming het bedrag vaak binnen twee weken op je rekening hebt staan.’

Bij een van onze klanten vertelde een tax manager dat hij zijn eigen salaris al had terugverdiend”
— Juliette Goetzee

In het systeem van Nextens zijn de goederencodes al toegevoegd en worden btw-codes van leveranciers opgeslagen, zodat de btw-kosten meteen geboekt worden op de juiste leverancier. ‘Het toewijzen van btw-kosten is zo heel eenvoudig. Je voert eenmalig de leverancier in, bijvoorbeeld een brandstofleverancier in Duitsland of een hotelketen in Italië, en vervolgens heb je telkens de optie om een bon toe te wijzen aan die leverancier. Ons ultieme doel is om die toewijzing volledig te automatiseren. Dat kan dan ook door digitale bonnen meteen toe te wijzen na goedkeuring van het bedrijf.’

Teruggave wordt onderschat

Btw afdragen in andere EU-landen is voor internationaal werkende ondernemingen de normaalste zaak van de wereld. ‘Echter, het terugvragen van btw is dat nog niet’, constateert Goetzee. ‘Veel kleine bedragen vormen samen een zeer groot bedrag. De som die kan worden teruggevraagd wordt nogal eens onderschat, waarmee bedrijven soms zeer hoge bedragen op de plank laten liggen die hen toekomt. Het loont dan ook vrij snel om met internationale btw-teruggave via ons systeem aan de slag te gaan. Bij een van onze klanten vertelde een tax manager dat hij zijn eigen salaris al had terugverdiend.’

Met Grip Internationaal zijn controllers ook in control over hun btw-teruggave: ‘Het is een praktische oplossing, met overzicht over het btw-landschap in veel internationale economieën. Wie zijn teruggave indient, heeft in het systeem ook een audit-trail voor de accountantscontrole paraat. Met deze software is er geen reden meer om de kans van internationale btw-teruggave links te laten liggen.’

Dit artikel is gesponsord door Nextens.