De grens over: 'Een uniforme werkwijze is essentieel'

De grens over: 'Een uniforme werkwijze is essentieel'

Internationalisering is aan de orde van de dag. Organisaties groeien uit hun jasje in Nederland en zien kansen in het buitenland. Waar moeten organisaties die onze landgrenzen willen oversteken rekening mee houden als het gaat om hun financiële administratie en waar lopen ze tegenaan? Monique Engelaar en Viktor Wassmann, principal product marketing en senior commercial product manager van Exact, geven antwoord.

Een grote uitdaging voor organisaties die internationaal willen opereren of al opereren is het voldoen aan de lokale wet- en regelgeving. Engelaar: 'Die wet- en regelgeving is continu in beweging. Overheden kunnen soms op het laatste moment nog wijzigingen aankondigen. Als organisatie is het noodzaak dat je daarvan op de hoogte bent of op de hoogte wordt gebracht.'

Daarbovenop hebben internationale organisaties ook te maken met verschillende valuta, talen en bankformaten, die allemaal op een correcte wijze in de administratie verwerkt moeten worden, vervolgt zij. 'Om die redenen is mijn advies ook altijd om de samenwerking op te zoeken met een expert of lokale accountant. Dan kom je niet voor verrassingen te staan als bijvoorbeeld de boekhoudregels wijzigen.'

Verschillende internationale vestigingen

Monique Engelaar: 'De niet-financiële rapportages worden steeds belangrijker.'
Monique Engelaar: 'De niet-financiële rapportages worden steeds belangrijker.'

Internationaal opererende bedrijven hebben te maken met verschillende vestigingen in verschillende landen. Als je twintig grootboekrekeningen moet beheren, raak je al snel het overzicht kwijt. Wassmann: 'Als organisatie heb je er baat bij dat je financiële medewerkers, werkzaam in tal van internationale vestigingen, op dezelfde manier hun taken uitvoeren. Dat ze toegang hebben tot dezelfde informatie. Je kunt natuurlijk verschillende systemen per land implementeren, maar de ervaring leert dat die niet altijd goed met elkaar integreren.'

De brongegevens kun je dan bijvoorbeeld niet centraal beheren, stelt hij, en dat is een belangrijk punt voor een controller. 'Om ervoor te zorgen dat medewerkers van verschillende vestigingen efficiënt kunnen samenwerken, is het noodzaak dat de (financiële) systemen goed met elkaar "praten". Zo heb je informatie altijd inzichtelijk vanuit één centrale plek en hebben controllers over de hele wereld altijd toegang tot dezelfde informatie.'

Uniforme rapportages

Voor de financiële afdeling is inzicht in verschillende internationale vestigingen noodzakelijk. Engelaar: 'Zo kun je goed zorgen voor inzicht in cijfers en op een consistente wijze rapporteren. Om intern je processen goed op orde te hebben, is het belangrijk dat je cijfers vergelijkbaar zijn. En je wilt op eenzelfde wijze kunnen budgetteren en forecasten. Daarbovenop komen voor de controllers de managementrapportages; aan de ene kant de financiële en aan de andere kant de niet-financiële rapportages. De niet-financiële rapportages worden steeds belangrijker voor organisaties, zeker met de introductie van de CSRD-wetgeving in 2024.'

Om intern je processen goed op orde te hebben, is het belangrijk dat je cijfers vergelijkbaar zijn.”
— Monique Engelaar

'De consolidatie van niet-financiële data is van groot belang', vult Wassmann zijn collega aan. 'Als je die in verschillende boekhoudsystemen hebt staan, wil je ze vergelijkbaar maken. Zodat je op basis daarvan kunt berekenen wat als organisatie je emissies zijn. Die consolidatieslag moet je slaan over alle landen in Europa waar je actief bent, om zo een goed overzicht te krijgen in welke landen je aan welke ESG-criteria voldoet.'

De opmars van elektronisch factureren

Naast het kunnen werken met verschillende valuta en bankformaten en het kunnen communiceren in verschillende talen, is e-facturatie een belangrijke trend voor organisaties die internationaal opereren. Steeds meer landen binnen de EU stellen e-facturatie verplicht. Wassmann: 'Er zijn diverse modellen op basis waarvan je als organisatie je e-facturatie kunt inrichten. De complexiteit zit erin dat elk land voor zichzelf mag bepalen hoe ze de e-facturatie inrichten en of ze het überhaupt doen.'

Viktor Wassmann: 'Je processen en systemen moeten aangepast worden aan de verschillende markten, regelgeving en talen.'
Viktor Wassmann: 'Je processen en systemen moeten aangepast worden aan de verschillende markten, regelgeving en talen.'

Peppol, of op een Peppol gebaseerd model, geldt als de standaard, weet hij. 'Maar landen kunnen er dus ook voor kiezen om zelf een model te bedenken en het via een eigen portaal of meerdere portalen laten lopen. Bijvoorbeeld in Polen, waar ook veel Nederlandse organisaties actief zijn, is het vanaf juli 2024 verplicht voor bedrijven om elektronisch te facturen aan andere bedrijven. Zij hebben daar hun eigen portaal voor opgetuigd. Kortom, als je internationaal actief bent, is het van belang dat je goed op de hoogte bent van de regelgeving en dit in je administratie implementeert.'

Een uniforme werkwijze is essentieel voor een internationale expansie', concludeert Wassman. 'Je processen en systemen moeten aangepast worden aan de verschillende markten, regelgeving en talen. Als internationaal georiënteerde organisatie is het dus belangrijk om na te gaan of je systemen je ambities ondersteunen. Gelukkig zijn er tegenwoordig voldoende systemen die deze internationale ondersteuning bieden, of je nu een groeiende organisatie bent of al internationaal gevestigd. Een internationale organisatie heeft er baat bij dat de financiële medewerkers, ongeacht waar ze zich bevinden, werken op dezelfde manier.'

Dit artikel is geschreven in samenwerking met Exact.