CFO verlangt steeds meer naar één suite

CFO verlangt steeds meer naar één suite

Werken met één overkoepelende applicatie (suite) voor alle finance en inkoopactiviteiten wordt door finance professionals gezien als een van de belangrijkste trends in 2024. CFO's voelen meer en meer de noodzaak tot het werken met één integraal platform voor business spend management.

De belangrijkste reden is de toenemende druk vanuit wet- en regelgeving, zo trapt John Schouten af. Hij is Director Product Management bij ISPnext. Als bewijsvoering voor zijn stelling wijst hij onder meer op de Europese richtlijn CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive). Die verplicht grote organisaties om te rapporteren over de impact van hun bedrijfsactiviteiten op mensen en de leefomgeving. “Grote ondernemingen willen om die reden niet alleen hun leveranciers monitoren maar ook de leveranciers van die leveranciers.”

Ontsluiten van data

Het leidt onherroepelijk tot nauwere samenwerking tussen Finance en Inkoop, voorziet Schouten. “Het transparant maken van de leveranciersketen is primair de verantwoordelijkheid van procurement. Maar het rapporteren over ESG-aspecten ligt vaak bij Finance. De rapportage wordt immers onderdeel van de jaarrekening. Beide afdelingen hebben daarom veel belang bij vastlegging van eenduidige data en vooral het kunnen ontsluiten ervan.”

Volgens hem verlangt daarom zowel de CFO als de CPO naar één overkoepelende suite voor business spend management. “Voor goede ESG-rapportages is het eigenlijk een noodzakelijke voorwaarde. Een extra voordeel van werken binnen één datamodel, boven data die zijn opgeslagen op verschillende plaatsen, is dat er één waarheid is. En die waarheid is met een druk op de knop beschikbaar.”

Risicomanagement van leveranciers

Een vergelijkbare ontwikkeling speelt zich af rond het thema risk management, constateert Schouten. “De vraag ‘Met wie doe ik zaken?’ was voorheen een echte procurement aangelegenheid. Maar ook hier zal Finance zich – mede ingegeven door de CSRD-regelgeving – meer mee gaan bemoeien.”

“Er ontstaat steeds meer behoefte aan zekerheid. Je wilt bijvoorbeeld geen materialen aanschaffen die tot stand zijn gekomen via kinderarbeid”, geeft hij als voorbeeld. “Tegelijkertijd wil je duurzaamheidseisen kunnen stellen aan leveranciers. Dat kun je allemaal in het voortraject tackelen.”

Rode vlag

Een BSM-platform omvat het volledige inkoopproces, van Source-to-Pay. Oftewel, van het vinden en monitoren van de beste leveranciers (sourcing en vendor management), tot het overeenkomen en bewaken van contractvoorwaarden (procurement en contract management), tot de levering en factuurverwerking. “Informatie waarover je via het ene onderdeel beschikt, wil je kunnen delen met de andere takken van sport.”

Hij geeft als voorbeeld de status van certificeringen bij leveranciers. “Als er ergens – om wat voor reden dan ook – een rode vlag komt te staan, moet dat ook zichtbaar zijn binnen andere afdelingen. Opdat er bij die leverancier niet meer wordt besteld of geen facturen meer worden betaald, voordat de zaken op orde zijn. In de tussentijd kan het platform alternatieven bieden.”

Geen vervanging van ERP

“Een BSM-platform functioneert náást een ERP-systeem, het is geen vervanger van”, verduidelijkt Schouten. Anderzijds is een ERP-systeem niet geschikt voor alle procurement activiteiten, benadrukt hij. “Voor het volledige domein van business spend management is een ERP ontoereikend. Belangrijke onderdelen van sourcing en contract management zijn er niet of nauwelijks in te beheren. Het resultaat is dan dat voordelen op het gebied van risk management, compliance en kostenbesparingen niet worden gehaald.”

Daar komt nog bij dat de gebruikerservaring van een ERP-systeem te wensen overlaat. “Een ERP blinkt uit in de verwerking van transacties en opslag van veel data”, erkent Schouten. “Maar aan de user experience is weinig aandacht geschonken. Bovendien bevat een ERP veel statische data, die niet up-to-date is. Uitwisseling met externe systemen is problematisch, waardoor verrijking van informatie ook lastig is. Een BSM-platform opereert in de cloud en is juist gemaakt voor het flexibel uitwisselen van data met andere systemen, waaronder het ERP-systeem.”

Eén loket

Op het gebied van regelgeving is ook de Europese richtlijn DORA (Digital Operational Resilience Act) relevant. De richtlijn beoogt, met name voor financiële organisaties, betere beheersing van IT-risico’s en meer weerbaarheid tegen cyberdreigingen. “Nog een reden om liever te werken met één aanbieder dan met meerdere aanbieders van stand-alone deeloplossingen”, stelt Schouten. “Als je met één overkoepelende applicatie voor alle inkoopactiviteiten werkt, heb je ook maar één keer met een releasecyclus te maken in plaats van allerlei afzonderlijke releases.”

Krappe arbeidsmarkt

Naast regelgeving en risk management is de oplopende werkdruk een derde reden voor CFO’s om te streven naar een overkoepelende suite-aanpak. “Er is een enorme krapte op de arbeidsmarkt. Dat speelt in diverse westerse landen. Het is al langer bekend dat de werkdruk met name in financiële functies enorm hoog is. Dat dwingt organisaties om te zoeken naar wegen waarmee ze de mensen met kennis en ervaring optimaal kunnen inzetten.”

Digitalisering is daar in zijn ogen op zichzelf nog geen afdoende antwoord op. “Het hebben van één gebruikersinterface voor alle finance en inkoopactiviteiten maakt het werk van de financial wel gemakkelijker. De grote winst ontstaat als de input in het ene proces bruikbaar is in het andere proces. Dat vraagt om een holistische aanpak in plaats van symptoombestrijding op deelproblemen.”

Geld verdienen

Maar onderaan de streep wil de CFO, net als de CPO, natuurlijk gewoon geld verdienen voor de organisatie, stelt Schouten afsluitend. “Informatie uit verschillende processen delen binnen eenzelfde platform levert inzichten op die je nooit zou bereiken met stand-alone oplossingen. Met die inzichten kun je slimme dingen doen. Als je dat doet, zul je zien dat in uitgaven een enorme potentie op besparingen schuilt.”

Dit artikel is gesponsord door ISPnext

Hoe digitalisering via e-facturatie financiële resultaten verbetert

Hoe digitalisering via e-facturatie financiële resultaten verbetert

Het Europese mandaat om alleen nog e-facturatie toe te staan, komt steeds dichterbij. De toekomstige verplichting kan de opmaat zijn naar een volledige digitalisering van de supply chain. "Finance is hier de linking pin om betere financiële resultaten te boeken."

AI-deskundige: 'Voorheen was AI een technisch complex verhaal, maar nu is dat veranderd'

AI-deskundige: 'Voorheen was AI een technisch complex verhaal, maar...

Wie denkt dat de toepassing van AI ophoudt bij ChatGPT, heeft het mis. Het is pas het begin van wat er mogelijk is, stelt AI-expert Remy Gieling. 'ChatGPT is pas de MS-DOS-fase van wat er mogelijk is met de taaltechnologie die gedreven wordt door kunstmatige intelligentie.' Taaltechnologie is in staat om kennis uit complexe documentstructuren te halen en die processen te automatiseren.

Excel-tutorial: dynamische samenvattingsrapporten maken zonder draaitabellen

Excel-tutorial: dynamische samenvattingsrapporten maken zonder...

Het maken van samenvattingsrapporten kan eenvoudig met behulp van draaitabellen. Er zijn omstandigheden te bedenken waarbij het niet gewenst is om een draaitabel te maken. De indeling van een draaitabel kan nogal star overkomen en past niet bij de wensen om een rapport naar eigen indeling en opmaak aan te maken. Daarnaast moet een draaitabel ververst te worden wanneer brondata wordt gewijzigd alvorens de actuele stand wordt weergegeven. De oplossing is het inzetten van dynamische matrixformules (dynamic arrays).

Zakendoen met de rijksoverheid gemakkelijker, overzichtelijker en eenduidiger maken

Zakendoen met de rijksoverheid gemakkelijker, overzichtelijker en...

De rijksoverheid werkt aan het digitaliseren van haar inkoopprocessen, met e-facturen, e-orders en andere digitale inkoopgegevens. 'Het rijk wil leveranciers daarbij als één overheid laagdrempelig tegemoet treden', aldus Rolf Valenteijn, manager inkoop- en aanbestedingsbeleid bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). 'Op langere termijn willen we ook het rijksinkoopbeleid ondersteunen met betere inkoopdata.'

Excel Q&A: Periodes uitlichten in (deel) lijngrafiek

Excel Q&A: Periodes uitlichten in (deel) lijngrafiek

Hoe zorg je ervoor dat bepaalde perioden van een grafiek worden uitgelicht? Excel-MVP Tony De Jonker legt het uit.

Techbedrijven willen geen traditioneel bancaire producten op de balans

Techbedrijven willen geen traditioneel bancaire producten op de balans

Financiële technologie heeft een enorme revolutie veroorzaakt in het betaalverkeer. Daar blinken neobanken in uit. Traditionele banken omarmen in reactie daarop dezelfde technologieën. Maar hoe zit het met andere onderdelen van de bancaire dienstverlening? Cm: sprak PwC's Jan Willem Velthuijsen hierover.

Stappenplan CSRD: impact-reporting op basis van de Europese duurzaamheidsrichtlijn

Stappenplan CSRD: impact-reporting op basis van de Europese...

De duurzaamheidsregels die met CSRD op ons afkomen worden steeds concreter. Grote ondernemingen moeten er per boekjaren die beginnen vanaf 1 januari 2024 aan voldoen. Middelgrote zijn een jaar later aan de beurt. Een stappenplan is altijd handig om een begin te maken.

Data-uitwisseling in de supply chain steeds complexer

Data-uitwisseling in de supply chain steeds complexer

Elektronische gegevensuitwisseling in de retail supply chain wordt steeds complexer. "Door strengere regelgeving en technologische ontwikkelingen kunnen organisaties dit moeilijker zelf doen", vertelt Arjan Sloot van SPS Commerce.

Excel-tip: herstel een beschadigde spreadsheet

Excel-tip: herstel een beschadigde spreadsheet

Een rood kruis met de melding 'Kan de werkmap niet openen' is genoeg om menig Excel-gebruiker de schrik om het hart te doen slaan. Vooral als het om een belangrijke spreadsheet gaat die veel wordt gebruikt. Er zijn meerdere relatief simpele manieren om te proberen dit probleem te verhelpen. Cm: zet enkele tips op een rij.

4 obstakels voor digitale transformatie en hoe je deze aanpakt

4 obstakels voor digitale transformatie en hoe je deze aanpakt

De status van de digitale transformatie van de financiële functie blijkt minder vergevorderd te zijn dan gedacht of gehoopt. De onderzoekers gaan nu in op de obstakels die financiële functies tegenkomen tijdens hun digitale transformatie, en zij bespreken hoe deze obstakels effectief aangepakt kunnen worden.

Excel: titels blokkeren en automatisch aanvullen

Excel: titels blokkeren en automatisch aanvullen

Excel biedt welhaast oneindige mogelijkheden om cijfers te structureren. Hier behandelen we twee mogelijkheden die handig van pas kunnen komen. Hoe blokkeer je titels om rijen en kolommen te vergrendelen? En: hoe zet je automatisch aanvullen aan?

3 punten in de jaarverslaggeving waar AFM komend jaar extra op let

3 punten in de jaarverslaggeving waar AFM komend jaar extra op let

De Autoriteit Financiële Markten (AFM) kondigt aan het komende jaar extra te zullen letten op liquiditeitsoverwegingen en waarderingsgrondslagen, oordelen en belangrijke schattingen, materialiteitsoverwegingen van niet-financiële informatie, en de toepassing van het European Single Electronic Format.