Als Product Line Director bij softwarebedrijf Exact ziet Klumpers dagelijks dat de hoeveelheid informatie binnen ondernemingen groot is. “En die stromen nemen in omvang alleen maar toe, op allerlei gebieden. Of het nu kasstroomtransacties betreft of facturen. Neem alleen die laatste categorie. Facturen komen nog steeds binnen per post, per e-mail, via e-facturatie maar ook in de vorm van declaraties via een app door medewerkers. Dat wil je in één standaard gieten.”
Verandermanagement
Een succesvolle aanpak begint bij een grondige analyse vooraf, luidt zijn advies. “Breng in kaart waar de grootste vooruitgang in efficiency te realiseren is. Waar doen zich de grootste inefficiënties voor? Waar in het proces is dus de meeste winst te behalen?”
Begin vervolgens met het einddoel al voor ogen, voegt hij eraan toe. “Je moet duidelijk hebben waar je naartoe wilt, om de stappen te kunnen uittekenen die nodig zijn om daar te komen. Goed voorwerk is essentieel. Automatiseren is eigenlijk een vorm van gedrag. Repeterende handelingen zijn alleen mogelijk als er een gestructureerd proces is, waarin werkwijzen eenduidig zijn. Pas dan kunnen softwareoplossingen werk uit handen nemen.”
Volgens Klumpers is de opgave tot standaardisatie minder groot dan het verandermanagement dat ermee gepaard gaat. “Zowel medewerkers als externe stakeholders moet je meenemen in het proces. Je zult moeten uitleggen waarom een werkwijze verandert en laten zien welke voordelen dat oplevert. Nogmaals, het is voor een groot gedeelte gedrag; je zult mensen moeten meenemen.”
Het is voor een groot gedeelte gedrag; je zult mensen moeten meenemen”
Zes grootste uitdagingen
Meer standaardisatie en automatisering zijn in zijn ogen noodzakelijk om actuele problemen te lijf te gaan. Hij wijst op de jongste MKB Barometer van Exact. In de 2025-editie van dit onafhankelijke onderzoek benoemen mkb-ondernemers zes grote uitdagingen in hun financiële administratie. In volgorde van belang gaat het om deze behoeftes:
- Financiële prognoses maken/optimaliseren
- Bijhouden van veranderende wet- en regelgeving
- Het verlagen van de administratieve druk
- Klanten op tijd laten betalen
- Het beheren van de cashflow
- Grip op financiën van verschillende vestigingen
“Op punt twee na misschien, vragen deze uitdagingen om een andere manier van werken”, stelt Klumpers. “Minder handmatig en meer datagedreven.”
Dat geeft financieel professionals de kans om hun rol te verbreden naar meer strategische bijdragen. “Door slimmer met data om te gaan, kunnen ze allereerst de administratieve druk verlagen. Dat biedt ruimte om juist meerwaarde te leveren in het uitwerken van toekomstscenario’s en het doen van prognoses. Met kwalitatief hoogwaardiger rapportages verbetert de dialoog met de business en de directie. En uiteindelijk leidt dat tot betere, meer datagedreven beslissingen. Daar profiteert het hele bedrijf van.”
Een derde werkt met AI
De MKB Barometer leert verder dat 33% van alle mkb-ondernemingen AI toepast in de bedrijfsvoering. “En dan hebben we het niet over een medewerker die af en toe ChatGPT een vertaling laat maken. Nee, AI als structureel onderdeel van het proces. Een derde lijkt anno 2025 misschien weinig, maar het tempo waarin dit toeneemt is hoog.”
Klumpers vindt dat er een belangrijke rol is weggelegd voor technologiebedrijven om AI meer te integreren in software. Die ontwikkeling is uiteraard al gaande. Bijvoorbeeld om relevante data te halen uit omvangrijke documenten, om banktransacties te koppelen aan facturen of om afwijkingen te signaleren. “En dat zou je kunnen doortrekken naar voorspellingen over de cashflow of de aanstaande btw-betaling.”
Debiteurenbeheer
De software van Exact doet in elk geval voorspellingen over het betalingsgedrag van klanten. “Op basis van data zoals de sector, het type onderneming, de grootte van de factuur, enzovoort. Zulke prognoses vergroten het inzicht in je cashflow.”
Maar dit debiteurenbeheer gaat verder. “De software maakt profielen van klanten en stemt betalingsherinneringen af op het profiel. Die profielen variëren van streng tot neutraal en vriendelijk. Door op het juiste moment met de juist tone of voice een betalingsherinnering te sturen, verbetert het betalingsgedrag van klanten. Na zes maanden is de gemiddelde betalingstermijn 20% korter. En we zien ook dat, als je deze functionaliteiten voor slim debiteurenbeheer niet gebruikt, de gemiddelde betalingstermijn juist toeneemt.”
Betaallink
Een eenvoudige toevoeging als een directe betaallink (of QR-code) aan een factuur, levert eveneens sterke verbeteringen op. “We kunnen zien dat de gemiddelde termijn waarop klanten facturen betalen 27,7 dagen is. Eén op de zeven facturen wordt te laat betaald en 2,4% zelfs helemaal niet. Maar wat is nou het voordeel van zo’n betaallink? De gemiddelde betaaltermijn gaat naar 5 dagen en 43% van de betalingen wordt binnen één dag ontvangen. Vooral bij bedrijven die veel met consumenten en zzp’ers werken, zie je hier grote progressie.”
De voordelen zijn volgens hem evident. “Je loopt als onderneming minder financieel risico. Je creëert meer financieringsruimte en hebt misschien minder extern kapitaal nodig voor je cashflow.”
Excel de energieverslinder
Standaardisatie van data helpt zeker bij groeiende ondernemingen, vindt Klumpers. “Door alle grootboekrekeningen gestandaardiseerd te coderen en te koppelen aan RGS (referentie grootboekschema) ontstaan centrale inzichten. Ook met tien vestigingen, die misschien met verschillende grootboekrekeningschema’s werken. Je krijgt volledig overzicht in de omzet en kosten, maar ook in de balans en winst- en verliesrekening. Dat kan per vestiging of per regio. Nu zie je mensen vaak allerlei toeren uithalen in Excel om zulke inzichten te verkrijgen. Maar Excel is een enorme energieverslinder, terwijl zulke opties gewoon standaard in onze software zitten.”
Optimistisch in krappe arbeidsmarkt
De MKB Barometer leert Klumpers dat mkb-bedrijven nog altijd veel moeite hebben met het vinden én behouden van goed personeel. Standaardisering van data en daaraan gekoppelde automatisering kan ook op dat vlak voor verlichting zorgen. “Het neemt de druk op medewerkers weg en stelt ze in staat het verschil te maken op taken waar het echt om draait.”
Een van de slotconclusies van de MKB Barometer is dat Nederlandse ondernemers, ondanks de geopolitieke onzekerheden, overwegend positief blijven. “Dat vind ik mooi om te zien”, sluit Klumpers af. “Er is ook reden voor optimisme, want met goede software valt nog veel te winnen.”
Dit artikel is gesponsord door Exact.
