Sinds 2024 is de situatie bij NKC ingrijpend veranderd. “Wat vroeger een hele papierwinkel was, is nu één druk op de knop”, legt Kwint Jansen uit, salesmanager bij Payhawk.
De oude situatie bij NKC
NKC werkte jarenlang met ICS-kaarten, zonder directe koppeling met hun boekhoudpakket Exact Online. Aanpassingen op kaarten verliepen stroperig via formulieren, transacties moesten handmatig gekoppeld worden en het verwerken van bonnetjes was een tijdrovend proces.
“Vooral bij onze reizen was het veel werk om goed inzicht te houden in de kosten”, zegt Marije Wouters, Controller bij NKC. “Het uitgavenbeheer was simpelweg te arbeidsintensief.” Vanuit die mobiele werkpraktijk ontstond ook de noodzaak om de administratie mobieler, sneller en vooral inzichtelijker te maken. “NKC heeft veel mensen die regelmatig kosten maken namens de organisatie. Dan wil je niet afhankelijk zijn van Excel-bestanden of bonnen die via WhatsApp worden doorgestuurd”, aldus Jansen.
Alles-in-één platform
De oplossing is een geïntegreerde aanpak. Medewerkers krijgen zakelijke betaalkaarten van Payhawk, rechtstreeks gekoppeld aan de backoffice. “De kracht zit in de combinatie van declaraties, betalingen én kaartbeheer op één platform”, zegt Jansen.
Het systeem werkt naadloos samen met boekhoudsoftware Exact Online. Medewerkers hoeven enkel te betalen met hun kaart of een bonnetje te uploaden via de app. De transactie verschijnt vervolgens automatisch in de administratie zonder tussenkomst van handmatige controles.
Medewerkers hoeven achteraf niets meer te vragen of corrigeren, legt Jansen uit. “In tegenstelling tot veel van onze concurrenten zijn wij echt een one-stop-shop. Andere aanbieders werken met losse modules of meerdere apps die je via workarounds moet combineren. Bij ons zit alles native in één platform: betaalkaarten, crediteurenbeheer, inkoopbeheer, goedkeuringsflows, uitgavencontroles en integraties met meer dan 70 ERP- en HR-systemen zoals NetSuite, Microsoft Dynamics en Personio. En alles werkt realtime, dus je hebt altijd volledig inzicht in je geldstromen, niet alleen in declaraties.”
Wouters: “Het is voor ons belangrijk dat goedgekeurde transacties automatisch worden doorgezet naar Exact. Geen extra stappen, geen omwegen. Daarnaast is het platform intuïtief, ook voor onze reisbegeleiders die wat minder IT-ervaring hebben. Die zijn overigens heel enthousiast.”
Grip via ingebouwde grenzen
Voor NKC is vooral het instellen van grenzen op de betaalkaarten een grote stap vooruit. De finance-afdeling bepaalt tot in detail wat er wel en niet mag. Zo kunnen kaarten worden beperkt op locatie, tijdstip en type uitgave. Denk aan automatische blokkades buiten werktijd, of het uitsluiten van transacties bij risicovolle partijen zoals casino’s.
“Als je alleen wil dat iemand op doordeweekse dagen tussen 9 en 17 uur kan uitgeven bij tankstations in Frankrijk en Duitsland, dan stel je dat gewoon zo in”, zegt Jansen. Naast controle en gemak speelt ook veiligheid een centrale rol. “We tokeniseren alle kaartgegevens, versleutelen de data en werken standaard met multi-factor authenticatie.”
De samenwerking met Visa biedt daarbij een extra laag zekerheid. “Visa stelt hoge eisen aan databeveiliging. Mocht een kaart toch in verkeerde handen vallen, dan kun je die met één druk op de knop blokkeren. Maar eerlijk gezegd: de kans dat dat gebeurt is minimaal.” Daarnaast is NKC blij met de acceptatiegraad van Payhawks kaarten. “De acceptatie van die kaarten, dat is bizar hoe goed dat gaat”, aldus Wouters.
Je ziet realtime waar je geld naartoe gaat, hoeveel elk team uitgeeft en of bepaalde kosten uit de pas lopen”
Van transacties naar trends
De impact van de digitale werkwijze reikt verder dan alleen administratie. Waar voorheen vooral werd teruggekeken – op zoek naar ontbrekende bonnetjes of foutieve invoer – ontstaat nu ruimte voor strategische analyse.
“Je ziet realtime waar je geld naartoe gaat, hoeveel elk team uitgeeft en of bepaalde kosten uit de pas lopen”, zegt Jansen. “Denk aan seizoensgebonden pieken in hotelkosten, of het effect van inflatie op brandstofuitgaven. In plaats van achteraf bijsturen, kun je nu proactief keuzes maken en je budget daarop aanpassen.”
Gebruiksgemak en regie
In een markt waarin financiële software vaak wordt gepresenteerd met buzzwoorden als ‘AI’ en ‘machine learning’, kiest Payhawk voor eenvoud en bruikbaarheid. “Wij maken geen dashboards om indruk te maken. Wij bouwen oplossingen waarmee finance-afdelingen eindelijk kunnen doen waarvoor ze zijn opgeleid: sturen op cijfers, niet controleren op fouten.”
Wouters van NKC bevestigt dat sentiment. “De beheeromgeving is ontzettend gebruiksvriendelijk. Je kunt zó iets wijzigen of toevoegen. Dat werkt prettig en scheelt ons een hoop mailtjes en formulieren.” Volgens Jansen is dat precies het doel: minder gedoe, meer grip.
“Wat eerst een versnipperde en foutgevoelige workflow was, is nu een beheersbaar systeem met realtime inzicht”, zegt Jansen. “En dat alles zonder dat medewerkers iets ingewikkelds hoeven te doen. Dat geeft rust op de werkvloer én in de boekhouding.”
Dit artikel is gesponsord door Payhawk.
