Snel betaald krijgen: een mix van AI en business intelligence

Snel betaald krijgen: een mix van AI en business intelligence

Slim debiteurenbeheer voorkomt verspilde energie. Met de inzet van AI en business intelligence kunnen openstaande facturen doelmatiger, persoonlijker en klantvriendelijker worden geïnd, aldus Sander Bollebakker, data-architect bij TKB.

Creditmanagement is continu in beweging. Nieuwe technologie en digitaal databeheer creëren tijdbesparende nieuwe mogelijkheden voor onder meer de financiële manager en de creditmanager. KPI’s, debiteurenbeheer en zaken als DSO (days sales outstanding) worden met slimme software in één keer overzichtelijk en eenvoudiger te besturen.

Tevreden klant

Als data-architect werkt Bollebakker bij Trust Krediet Beheer (TKB) aan oplossingen waarin AI een rol speelt, maar ook business intelligence, dashboarding, rapportages en inzichten. Hij ziet dat organisaties vaker alles aansturen vanuit data. ‘Wij bouwen al bijna drie jaar aan ons dataplatform en merken dat wij steeds meer data krijgen aangeleverd. Die kunnen wij samenvoegen op één plek, zodat je al je KPI's inzichtelijk maakt en voor je kunt laten werken. Al je beslissingen kun je onderbouwen met data; debiteurgedrag, tijdsregistratie voor gedetacheerden, maar ook onze incassodossiers.’

In combinatie met de juiste business intelligence kan de creditmanagementsoftware Trust It klanten breder laten kijken dan alleen de snelle betaling van een factuur. ‘Daar spitst meestal alles zich op toe, en dat is ook de prioriteit, maar wij kijken graag iets verder. Want ook als je klant die factuur een keer te laat betaalt, moet het wel een tevreden klant blijven. Daarvoor is het belangrijk om te herkennen waarom een klant niet betaalt; wíl of kán iemand niet betalen?’

Geen stempel

Debiteurenbeheerpakket Trust It bestaat sinds 2004 en verwerkt jaarlijks zo’n 47 miljoen facturen bij meer dan 18 miljoen debiteuren, met name in het mkb en mkb+. Met deze specifieke applicatie voor debiteurenbeheer wordt businesslogica in de modellen toegepast op bekende debiteuren die vaker terugkeren. ‘Is de debiteur al bekend, dan kunnen we een aantal dingen gaan afvinken: hoe vaak heeft die te laat betaald? Hoe vaak heeft die op tijd betaald? Hoeveel te laat betaalt de debiteur gemiddeld?’ Aan de hand van deze gegevens worden debiteuren ingedeeld in groepen. Daarbovenop kijken we nog naar de bereikbaarheid van de debiteuren; hoe vaak is ermee gebeld of gemaild?’

Mocht jouw klant afwijkende betaaltermijnen hanteren, dan kun je aan de hand van ons model zelf kiezen hoe je daarmee omgaat.”
— Sander Bollebakker

Zo ontstaat volgens Bollebakker een beeld waarop je kunt bepalen welke aanpak het beste bij een debiteur past. Voor nieuwe, onbekende debiteuren kan AI helpen om die te gaan herkennen en vast te stellen om wat voor type debiteur het gaat. Bollebakker benadrukt dat dit uitdrukkelijk niet bedoeld is om een stempel op debiteuren te drukken. ‘We willen bij iedere debiteur de juiste aanpak hanteren.’

Dynamische workflows

Nieuwe dynamische workflows kunnen met behulp van businesslogica helemaal worden afgestemd op de individuele behoefte van een klant. Afhankelijk van de debiteur kan een specifieke reeks acties worden gevolgd, legt Bollebakker uit. ‘De een begint met een brief op de vijfde dag na de vervaldatum, een ander op de twintigste dag en weer een ander krijgt een belletje na de eerste brief. Zo bepaal je welk behandeltraject het beste bij een debiteur past. Je kiest steeds het beste traject om die factuur zo snel mogelijk betaald te krijgen én de debiteur op de juiste manier te behandelen.’

Wakker schudden

Een late betaler is niet noodzakelijk een slechte klant, onderstreept Bollebakker. ‘Dynamische workflows bieden veel variatie en mogelijkheden in je debiteurentraject. Mocht je constateren dat jouw klant bijvoorbeeld afwijkende betaaltermijnen hanteert, dan kun je aan de hand van ons model zelf kiezen hoe je daarmee omgaat. Accepteer je dat de betaling later binnenkomt en wil je hier niet te veel effort in steken, dan kun je een ander profiel toekennen.’

Wie het belangrijk vindt dat een debiteur zich wél aan een betalingstermijn houdt, kan contact leggen met deze partij en nagaan waarom zij altijd later betalen. Het is goed om daar dan duidelijke afspraken over te maken, adviseert Bollebakker. ‘Heb jij daarentegen een hele statische workflow, dan bestaat het gevaar dat  je onnodig tijd en middelen in acties steekt.’ Het kan bovendien de klantrelatie onnodig beschadigen, waarschuwt hij. ‘Als je bepaalde typen debiteuren gaat bellen, kan het zijn dat die alleen maar boos worden terwijl ze na één mailtje direct betalen. Andere debiteuren hebben echt dat telefoontje nodig om even wakker geschud te worden. Die lezen hun mail nooit of hebben een te volle mailbox. Er zit heel veel variatie in en daarom helpen dit soort softwaremodellen precies herkennen wat een specifieke debiteur nodig heeft om tot betaling over te gaan.’

Dit artikel is gesponsord door TKB

Foto: van Nispen Fotografie

'Na de rekenmachine en spreadsheets is generatieve AI de volgende...

In navolging van de rekenmachine en het spreadsheet is generatieve kunstmatige intelligentie de volgende revolutie in het financevak. De vraag is niet of het vak door deze ontwikkeling gaat veranderen, maar hoe groot de impact gaat zijn. "De financial blijft van waarde voor de organisatie", zegt Jan Veldsink, kerndocent artificial intelligence en cybersecurity aan Nyenrode Business Universiteit. "Maar de competenties die hij of zij moet bezitten gaan veranderen."

Data-uitwisseling in de supply chain steeds complexer

Data-uitwisseling in de supply chain steeds complexer

Elektronische gegevensuitwisseling in de retail supply chain wordt steeds complexer. "Door strengere regelgeving en technologische ontwikkelingen kunnen organisaties dit moeilijker zelf doen", vertelt Arjan Sloot van SPS Commerce.

CSRD: waarom je aan de slag moet met statistiek

CSRD: waarom je aan de slag moet met statistiek

Met rapportage-eisen omtrent duurzaamheid wordt het steeds belangrijker dat financials data-analyse kunnen uitvoeren. Maar hoe doe je dat? Niet schrikken, maar dat draait voor een belangrijk deel om basiskennis statistiek, zegt universitair docent en econoom Jean Gieskens.

Dirk Jan Leppers, pre sales consultant bij ISPnext: ‘Om organisaties op weg te helpen bij het opvragen, vastleggen en ontsluiten van leveranciersdata hebben we een stappenplan opgesteld.’

ISPnext: 'Actuele leveranciersdata essentieel door toenemende...

Binnen organisaties ontstaat steeds meer behoefte aan transparantie over de supply chain. Is het niet vanuit intrinsieke motivatie dan toch zeker daartoe aangezet door toezichthouders en overheden. Maar welke data heb je allemaal nodig van je leveranciers en hoe breng je die informatie overzichtelijk bij elkaar? ISPnext heeft een stappenplan opgesteld.

AI Act dwingt controllers om ook op dit vlak in control te zijn

AI Act dwingt controllers om ook op dit vlak in control te zijn

Om ervoor te zorgen dat AI (kunstmatige intelligentie) veilig en betrouwbaar wordt ontwikkeld en toegepast, is per 1 augustus 2024 in de Europese Unie de AI-verordening in werking getreden. Dit zijn Europese eisen en kaders voor AI. Wat moeten controllers en CFO's van de verordening weten?

CEO's verwachten binnen drie jaar volledige terugkeer naar kantoor

CEO's verwachten binnen drie jaar volledige terugkeer naar kantoor

Medewerkers die vaak op kantoor werken, komen eerder in aanmerking voor salarisverhoging of promotie. Dat denkt een ruime meerderheid van de CEO's wereldwijd (87 pocent). Het is een van de uitkomsten van de tiende KPMG CEO Outlook, een jaarlijks internationaal onderzoek onder ruim 1.300 CEO's van bedrijven met een jaaromzet van 500 miljoen dollar of meer.

Rijksoverheid: te weinig kennis over functioneren AI

Rijksoverheid: te weinig kennis over functioneren AI

De rijksoverheid weet van veel kunstmatige intelligentie niet of die naar behoren werkt. Voor meer dan de helft van de AI-systemen die het Rijk gebruikt, zeggen overheidsorganisaties dat de kansen nog niet zijn afgewogen tegen eventuele risico's. Bovendien is er een prikkel om risico's laag in te schatten. Dat blijkt uit een focusonderzoek van de Algemene Rekenkamer onder zeventig overheidsorganisaties.

Power BI-expert Giancarlo Gallant: 'De controller is een dirigent'

Power BI-expert Giancarlo Gallant: 'De controller is een dirigent'

Controllers gebruiken hun vaardigheden met spreadsheetsoftware als Excel voor het breder werken met data via tools als Power BI. "Ik zie de controller als dirigent, die weet wat er van hem wordt verwacht en in staat is mensen in beweging te brengen binnen de organisatie," zegt controller en BI-deskundige Giancarlo Gallant.