"AI is here to stay: het is geen hype meer", stelt Stan Jilesen resoluut. Hij is procesexpert finance bij de Nederlandse Spoorwegen. "We zien nu dat toepassingen echt waarde beginnen toe te voegen." Toch was NS Finance aanvankelijk terughoudend. "We hebben bewust gewacht met instappen. Eerst wilden we goed begrijpen wat AI kan betekenen voor onze organisatie."
Joeri Nanov, AI-expert bij Payhawk, bevestigt dat veel bedrijven zich in de pilotfase bevinden. "De eerste stappen worden gezet, vaak op praktisch gebied. Zoals OCR-scanning van facturen of business intelligence dashboards. Maar met AI-agents gaan we een stap verder: repeterende taken verdwijnen, waardoor finance-professionals meer ruimte krijgen voor strategisch werk."
Ondersteuning
Nanovs werkgever ontwikkelde vier AI-agents die financeprocessen ondersteunen: AI Travel Agent, AI Procurement Agent, AI Controller Agent en AI Payments Agent. "Stel, je moet naar Londen voor je werk", legt Nanov uit. "Je vraagt dan via Slack of Teams aan de travel agent je reis te regelen. Die checkt je travel policy, stelt vragen en boekt vervolgens je vlucht en hotel. Alles wordt meteen automatisch verwerkt in het ERP-systeem, inclusief audit trail."
Ook NS experimenteert met AI. Zo draait ChatNS, de eigen GPT-omgeving, op interne data en biedt privacy en controle. "Daarnaast hebben we dit jaar een proof of value met Copilot gedaan", vertelt Jilesen. "Daaruit kwamen use cases, zoals trendanalyses in Excel en het samenvatten van actiepunten uit e-mails. Controllers beginnen nu te zeggen: hier kan ik mee werken."
Controle
AI kan echter veel maar niet alles. "Je moet altijd een human in the loop houden", benadrukt Jilesen. "Financials kunnen bijvoorbeeld geen programmeertaal als Python lezen. Maar als AI een getal oplevert, moet je kunnen uitleggen hoe dat tot stand is gekomen."
Nanov vult aan: "De rol van de controller verschuift van uitvoerend naar controlerend. Je moet weten wat het systeem doet, voordat je je handtekening zet."
Het risico van hallucinatie – waarbij AI antwoorden verzint om de gebruiker te behagen – is bovendien reëel. "Daarom is reviewen cruciaal", zegt Jilesen. "Soms krijg je vijftien actiepunten, terwijl het maar bij vijf om echte acties gaat. Je moet dus steeds blijven checken."
Breed inzetbaar
Een veelgehoorde zorg bij finance-afdelingen is dat AI alleen werkt in een moderne, cloudgebaseerde omgeving. Een misvatting, vindt Jilesen: "Je hoeft niet eerst je hele systeemlandschap te vernieuwen om met AI aan de slag te gaan", stelt hij. "Als je een goede interface of API legt tussen je legacy-systeem en het taalmodel, kun je gewoon met bestaande data werken."
Nanov bevestigt dit. "Onze AI-agents werken al native samen met ERP-systemen zoals Exact, AFAS en Microsoft Dynamics. Ook met SAP is integratie mogelijk, mits de juiste koppelingen zijn gelegd." De sleutel ligt dus niet in het vervangen van systemen, maar in het ontsluiten van data.
Nieuwe vaardigheden
AI vraagt om nieuwe vaardigheden en een andere mindset, constateert Jilesen. Bij NS loopt de proof of value nu ten einde en het daaruit voortkomend advies gaat binnenkort naar de financieel directeuren. Dat advies luidt: ermee doorgaan en de 260 finance-professionals gefaseerd opleiden. Jilesen: "Dat doen we met training in prompten, meeloopdagen en terugkomsessies. En we willen het ook vast laten leggen in hun persoonlijke ontwikkelplan."
Een opvallende aanpak tijdens de proof of value: NS vroeg medewerkers of ze bereid waren uit eigen salaris te betalen voor AI-tools. "Dat was een adoptiecriterium", legt Jilesen uit. "Als je er echt waarde in ziet, wil je er immers ook voor betalen."
Nanov ziet bij Payhawk dat adoptie werkt als medewerkers er vroeg bij worden betrokken. "Tijdens de pilotfase moest men de tools gebruiken en feedback geven. Zo leer je al doende."
Veiligheid
AI in finance biedt mogelijkheden, maar roept ook vragen op. Bijvoorbeeld over monitoring, dataveiligheid en privacy. "Alles wat onze AI-agents doen, wordt gelogd", vertelt Nanov van Payhawk. "Elke stap is traceerbaar en transparant, zodat je steeds kunt terugzien wat er is gebeurd." Dat is essentieel voor audit-trails, compliance en interne controle.
NS hanteert strikte policies waarbij data binnen Europa moeten blijven en AI-tools geen toegang krijgen tot gevoelige bedrijfsinformatie buiten de eigen omgeving. "Onze ChatNS draait dus volledig op interne data, afgeschermd van externe modellen. En we tekenen er als business voor dat we ons aan de AI-policy houden. Die gaat over datagebruik, toegangsbeheer en het voorkomen van bias", legt Jilesen uit. "Zo ontstaat een balans tussen innovatie en verantwoordelijkheid. Cruciaal voor financeprofessionals die werken met gevoelige informatie."
Toekomstige ontwikkelingen
Wat zal de toekomst brengen? Nanov ziet AI vooral waarde toevoegen in vier domeinen: rapportage, scenarioanalyse, kostenoptimalisatie en fraudedetectie.
Jilesen verwacht dat ERP-systemen (zoals SAP AI) steeds meer gaan integreren. "SAP investeert komend jaar een miljard euro in AI. Binnenkort kun je praten tegen je boekhoudpakket!" Toch waarschuwt hij voor een opleidingskloof. "Als junioren alleen nog AI gebruiken, missen ze wel basiskennis. Hoe leiden we hen op als ze geen eerste versies meer hoeven te maken? Hoe kunnen zij dan bijvoorbeeld foute antwoorden herkennen en eruit halen?"
Tot besluit
De slotconclusie van het webinar? AI is geen hype, maar een kans. Controllers en CFO’s moeten experimenteren, kritisch blijven en hun teams meenemen in de verandering. "Begin klein", adviseert Nanov. "Stel simpele vragen aan AI-tools en leer spelenderwijs." En Jilesen sluit af: "AI verandert finance, daar kun je als controller of CFO niet meer omheen. En dat moet je ook niet willen!"
