"Bij de meeste organisaties is uitgavenbeheer nog steeds een grotendeels handmatig proces", zegt de CEO van Moss. "Medewerkers willen iets aanschaffen, vragen via e-mail of Slack om goedkeuring, sturen facturen als pdf door naar finance en dan begint het pingpongspel. Is het bedrag correct? Is de dienst geleverd? Klopt de factuur? Elke transactie kost tijd en bij grotere bedrijven loopt dat snel op tot dagen werk per maand." Daar komt bij dat het steeds moeilijker wordt om goede financeprofessionals te vinden. "De talentpool is krap. Veel bedrijven werken met externe adviseurs, maar vinden de kosten voor maandafsluiting en belastingaangifte te hoog. Dat zet druk op het systeem."
De eerste stap, het digitaliseren van uitgavenbeheer, is bij veel organisaties inmiddels gezet. Spittler: "Papier is grotendeels verdwenen. Maar digitalisering is niet hetzelfde als automatisering. Een digitale factuur is nog steeds handmatig te verwerken. De volgende stap is het automatiseren van workflows: van goedkeuring tot boeking."
En dat is complexer dan het lijkt. "Een simpel vliegticket vereist budgetcontrole, naleving van het reisbeleid, factuurverwerking, categorisering en boeking in bijvoorbeeld Exact of AFAS. Zonder automatisering kost dat veel tijd."
AI als stille kracht in finance
Daar komt AI om de hoek kijken. "AI is geen buzzword, maar een stille kracht die finance ondersteunt", aldus Spittler. "Bij Moss gebruiken we AI om handmatige stappen te automatiseren. Bijvoorbeeld: een factuur van Google Ads wordt geanalyseerd met OCR en een large language-model. Op basis van historische data doen we een voorstel voor de boeking. Inclusief leverancier, kostenplaats en grootboekrekening. De administrateur hoeft alleen nog goed te keuren."
Het resultaat? "Een automatiseringsgraad van 95 procent. Waar eerst negentien van de twintig transacties handmatig gingen, is dat er nu nog maar één. Dat bespaart enorm veel tijd."
AI is geen buzzword, maar een stille kracht die finance ondersteunt”
Naast boekingsvoorstellen helpt AI ook bij compliance. Spittler: "Stel, je hebt een beleid dat een lunch met je team maximaal dertig euro per persoon mag kosten en dat één keer per kwartaal. AI checkt automatisch het aantal personen, de datum en het bedrag. Als iets afwijkt, krijgt finance een waarschuwing." Ook btw-controles worden geautomatiseerd. "Is het een binnenlandse dienst? Dan geldt het normale tarief. Komt de factuur uit Duitsland? Dan moet het reverse charge zijn. AI herkent dit en signaleert afwijkingen."
En dan zijn er nog de inzichten. "Controllers willen weten: wat zijn de reiskosten van team X in de afgelopen drie maanden? Vroeger moest je data downloaden, Excel-modellen bouwen. Nu kun je het gewoon vragen aan Moss."
Volgens Spittler is de impact van AI afhankelijk van het aantal transacties. "Voor een freelancer is het handig, maar niet baanbrekend. Voor bedrijven met 10 tot 500 medewerkers bespaart AI letterlijk dagen werk. En dat maakt het verschil."
Voor bedrijven met 10 tot 500 medewerkers bespaart AI letterlijk dagen werk. En dat maakt het verschil”
AI maakt finance niet overbodig, maar juist strategischer. "Finance wordt een datacentrum. Met FP&A, CRM-data en KPI's kunnen ze niet alleen de boeken sluiten, maar ook meedenken over klantacquisitie, marges en strategie."
Mens in de loop
De voordelen van AI zijn duidelijk: snelheid, kostenbesparing, betere inzichten... maar AI kent ook beperkingen: "Er moet altijd een mens in the loop zitten", benadrukt Spittler. "AI kan fouten maken. Denk aan hallucinaties of informatie in de verkeerde context plaatsen. Vooral bij nieuwe situaties, zoals een onbekende leverancier, is de menselijke controle cruciaal."
Daarnaast is een goede data-infrastructuur essentieel. "Als de data niet goed gestructureerd zijn, maakt AI fouten. Daarom is het belangrijk dat tools zoals Moss de data goed in de context zetten."
Spittler is stellig: "AI bedreigt finance niet, het versterkt het. Het versnelt het werk en geeft betere informatie voor besluitvorming. Maar de mens blijft nodig. Voor controle, interpretatie en strategische keuzes."
AI bedreigt finance niet, het versterkt het”
Zelf gebruikt hij AI ook veelvuldig. "Onze maandrapportages, winst- en verliesrekening, balans en cashflow, worden geanalyseerd door een robot. Die genereert discussiepunten en een samenvatting voor investeerders. Dat bespaart uren werk en levert soms inzichten op. Inzichten die we zelf over het hoofd zagen."
De veranderende rol van finance
De rol van finance verandert fundamenteel. "Waar finance vroeger vooral backoffice was, zien we nu steeds vaker dat ze frontoffice worden", zegt Spittler. "Ze zitten aan tafel bij strategische beslissingen, adviseren over kostenstructuren, klantacquisitie en cashflowplanning."
AI versnelt deze transformatie. "Door repetitieve taken te automatiseren, komt er ruimte voor analyse, advies en samenwerking met andere afdelingen. Finance wordt een strategische partner."
Voor organisaties die willen starten met AI in uitgavenbeheer, raadt Spittler aan om klein te beginnen. "Identificeer een pijnpunt – bijvoorbeeld goedkeuringen of factuurverwerking – en zoek een oplossing die dat automatiseert. Zorg dat je ERP goed gekoppeld is en dat je data schoon en gestructureerd zijn."
Daarna kun je uitbreiden naar compliance checks, dashboards en strategische analyses. "Het is een reis, geen sprong. Maar elke stap levert direct waarde op." De toekomst van AI in finance is veelbelovend, maar vraagt om zorgvuldige implementatie. "AI zal nooit honderd procent van de taken overnemen", stelt Spittler. "Maar 95 procent automatisering is al een enorme stap vooruit."
Hij ziet AI als een katalysator voor een bredere transformatie. "Finance wordt slimmer, sneller en strategischer. Niet door mensen te vervangen, maar door ze te versterken."
Dit artikel is gesponsord door Moss.
