"ERP’s werken uitstekend voor wat ze moeten doen, maar ze zijn niet ontworpen voor medewerkers die onderweg een bon willen indienen", zegt Jordi de Fockert, account executive bij Payhawk. Daar ontstaat in de praktijk veel frictie, en die is verrassend alledaags.
Medewerkers willen na een lunch simpelweg even een foto maken van een bon en die direct indienen. In veel ERP-systemen kan dat niet. "Dan moet iemand zijn laptop openen, een foto overzetten, inloggen in het ERP, en meerdere velden invullen voordat de declaratie überhaupt kan worden ingediend’, zegt De Fockert. "In de praktijk doet niemand dat, en dan gaat het mis."
Goedkeuren ingewikkeld
Ook managers die declaraties moeten beoordelen lopen tegen dezelfde beperking aan. Goedkeuren vanaf een telefoon, voor veel organisaties een logische wens, past zelden binnen de zware ERP-interface. "Je wil dat ook onderweg even snel kunnen doen. Niet opnieuw inloggen in een ingewikkeld scherm."
Het resultaat: declaraties blijven liggen, bonnetjes raken kwijt en finance-afdelingen besteden extra uren aan herstelwerk. Dat wringt vooral bij bedrijven die snel groeien en waarin veel medewerkers reizen of vanuit verschillende landen opereren, aldus De Fockert. Als voorbeeld wijst hij op een Nederlandse organisatie met entiteiten in vijf landen. "Iedere entiteit had zijn eigen systeem. Toen ze overstapten op NetSuite, verwachtten ze dat alles daarmee was opgelost."
In werkelijkheid stond de basis goed, maar bleven declaraties, zakelijke betaalkaarten en factuurverwerking lastig. "Het ERP kan veel, maar het is niet ingericht om operationele handelingen soepel te laten verlopen", zegt hij. Veel bedrijven kiezen volgens hem daarom voor een hybride aanpak: het ERP voor stamdata en consolidatie, een aanvullende laag voor declaraties en operationele uitgaven.
Vrees voor dubbele systemen
De grootste zorg bij CFO’s en controllers is dat een extra softwarelaag leidt tot frictie of dubbel werk. "De eerste vraag is altijd hoe twee systemen met elkaar praten", zegt De Fockert, die Payhawk’s oplossing aan klanten pitcht. Dat wantrouwen is logisch: veel organisaties hebben slechte ervaringen met tools die data niet correct terugschrijven naar het ERP.
Als je honderden medewerkers toegang moet geven omdat ze één bon moeten indienen, loopt dat snel op. Een aparte laag kan die kosten beperken”
Payhawk ontwikkelde alle koppelingen zelf, zegt hij. Stamdata zoals kostenplaatsen, projectcodes en leveranciers worden uit het ERP gehaald en gebruikt om transacties automatisch te alloceren. Na goedkeuring wordt de volledige boeking, inclusief document, teruggeschreven naar het ERP. "Dan hoeft niemand achteraf nog te corrigeren."
Een praktisch voordeel: ERP-licenties zijn duur. "Als je honderden medewerkers toegang moet geven omdat ze één bon moeten indienen, loopt dat snel op. Een aparte laag kan die kosten beperken."
Steeds kritischer markt
Dat bedrijven bewuster kijken naar uitgavenbeheeroplossingen komt volgens De Fockert door de professionalisering van de markt. Organisaties vergelijken systemen steeds vaker via beoordelingsplatforms zoals G2, waar eindgebruikers hun ervaringen delen. "Je ziet dat gebruikers verwachten dat de ontwikkeling snel gaat", zegt hij. "Er zijn partijen die nu functies introduceren die wij jaren geleden al hadden. Dat zegt iets over waar de lat ligt."
Vooral in sectoren waar groei snel gaat, softwarebedrijven, internationale dienstverleners, multinationals met meerdere entiteiten, neemt de behoefte toe aan eenvoud en voorspelbaarheid. "Als teams veel reizen of meerdere valuta en kostenprofielen gebruiken, moet het proces robuust zijn. Anders loopt de administratie structureel achter de feiten aan."
Waarom ERP’s deze problemen niet oplossen
De vraag waarom ERP-leveranciers de dagelijkse workflow niet zelf gebruiken, klinkt vaker. Volgens De Fockert ligt het antwoord voor de hand. "Ze zijn goed in consolidatie, stamdata en rapportage. Declaraties, betaalkaarten en factuurverwerking vallen buiten hun kern. Daar ligt voor hen geen prioriteit." Het verklaart waarom veel organisaties zoeken naar een best-of-breed aanpak: het ERP blijft de basis, maar de operationele laag wordt elders neergelegd.
Uitgavenplatforms zoals Payhawk breiden hun functionaliteit ondertussen verder uit. Payhawk introduceerde dit jaar vier AI-agents die respectievelijk declaraties najagen, reizen organiseren, procurementflows begeleiden en betalingen verwerken. Alle vier zijn inmiddels operationeel.
"De komende twee jaar wordt die automatisering verder uitgebouwd", zegt De Fockert. "Niet om mensen te vervangen, maar om repetitieve taken weg te nemen. Eerst de rompslomp elimineren, dan ontstaat er ruimte voor strategisch werk."
Dit artikel is gesponsord door Payhawk.
