Om er enkele te noemen: minder handmatige handelingen, daardoor snellere en kwalitatief betere factuurverwerking én lagere kosten. Maar eerst terug naar de verplichting: de Nederlandse overheid heeft nog geen harde invoerdatum bepaald. De ViDA-richtlijn gaat vooralsnog uit van 2030 als het jaar waarin heel Europa is overgegaan op e-facturatie.
Bottleneck in België
België is op dit terrein verder dan Nederland. Bedrijven zijn er vanaf 1 januari 2026 verplicht om business-to-business facturen elektronisch op te stellen en te verwerken, via een universeel systeem. Nu worden in België, maar ook in Nederland, de meeste facturen nog via e-mail verstuurd, vaak als PDF. “Een PDF is wat anders dan elektronische factuurverwerking”, stelt Johan Stockman. Hij is binnen Dynatos manager van Routty, een platform voor e-invoicing.
“Een half jaar vóór de deadline had 40 procent van de Belgische bedrijven nog geen stappen gezet of een externe partner gevonden om de implementatie te regelen.” Stockman voorziet dat de deadline van 2026 een bottleneck wordt. “Er is onvoldoende capaciteit om deze transformatie voor het hele Belgische bedrijfsleven tijdig voor elkaar te krijgen. Er zullen bedrijven niet op tijd klaar zijn.” Los van boetes voor het niet voldoen aan de regelgeving kan dit ertoe leiden dat facturen niet worden betaald.
Per land verschillende regels
Na België volgen in 2026 meer landen, waaronder Polen (vanaf februari) en Frankrijk (september). In Italië is e-facturatie en e-reporting al langer verplicht. “Als je internationaal handelt, krijg je hier als Nederlands bedrijf vroeg of laat mee te maken. Daar zul je nu al stappen voor moeten zetten.”
In België verloopt het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen verplicht via het Peppol-platform. “De wijze waarop bedrijven met elkaar communiceren is hierdoor relatief eenvoudig”, stelt Stockman. “Peppol is namelijk een bekend, open Europees netwerk voor veilige en gestandaardiseerde elektronische documentuitwisseling. In landen als Polen en Frankrijk maar ook Italië is het veel gecompliceerder. Daar werken ze met eigen overheidsplatforms en eigen formaten.”
Strategische samenwerking
Dynatos heeft zich in deze materie gespecialiseerd. Het is in staat om met elk platform te communiceren. Om die reden is ISPnext, specialist in automatische factuurverwerking, een strategische samenwerking aangegaan met Dynatos. “Het biedt onze klanten de garantie dat ze compliant zijn met de infrastructuur van elk afzonderlijk land”, stelt Maarten de Ru, Director Partners & Alliances bij ISPnext. “En Dynatos-klanten hebben nu ook AP Automation tot hun beschikking.”
Leading strategy
De Ru roept organisaties op een visie te ontwikkelen omtrent e-invoicing. “Begin met het onderzoeken van je leveranciersbestand. Met welke buitenlandse leveranciers doe je zaken?”
In de praktijk ziet hij drie varianten. “Sommige bedrijven beperken zich tot compliant zijn met leveranciers in België en Frankrijk, dus reactief. Andere organisaties breiden dit beleid uit en sluiten ook Nederlandse leveranciers via Peppol aan. Een derde groep kiest voor een meer gecoördineerd en toekomstiggericht beleid. Die passen bij nieuwe leveranciers direct e-invoicing toe en zijn klaar voor e-reporting.”
Stockman herkent dit beeld. Het laatste model is in zijn ogen de leading strategy. “Want wie nu moderniseert, spreidt de implementatiedruk en voorkomt lastminute stress. Zo’n transformatie biedt veel meer voordelen dan alleen het voldoen aan regelgeving vanuit de overheid. Het facturatieproces gaat veel efficiënter verlopen, met minder fouten en minder arbeids- en tijdsintensief. E-facturatie is tot 75 procent goedkoper dan verwerking van PDF- of papieren facturen. Bovendien wijst de praktijk uit dat facturen sneller worden betaald; ook niet onbelangrijk.”
Opstap richting e-reporting
Stockman benadrukt tot slot dat e-invoicing iets anders is dan e-reporting. “E-reporting wordt gedreven vanuit overheden, met als doel om real-time data te verkrijgen over businesstransacties en zo BTW fraude te bestrijden. In de toekomst zijn e-facturatie en e-rapportering steeds onlosmakelijker met elkaar verbonden. Elektronische factuurverwerking is een eerste stap.”
Voor gebruikers schuilt er nog een voordeel in. Want wanneer in- en uitgaande facturen onmiddellijk na ontvangst of verzending worden ingeboekt, zijn boekhoudkundige cijfers altijd up-to-date. “Het geeft real-time inzicht in de factuurstatus. Actuele dashboards en rapportages helpen Finance enorm bij cashflowbeheer. De boekhouding wordt een instrument om de financiële gezondheid van de onderneming te meten.”
