Steeds meer bedrijven krijgen het verzoek van klanten om een e-factuur te sturen. In principe houdt het verzoek om een e-factuur in dat de pdf-factuur die je altijd per e-mail verstuurde, niet langer volstaat. Natuurlijk wil je de relatie goed houden en snel aan de klantwens voldoen. Maar hoe pak je het digitaliseren van de uitgaande facturen aan?
Een e-factuur is een databestand waarin de factuurgegevens in een vaste structuur staan. De e-factuur voldoet aan wettelijke en fiscale richtlijnen en kan geautomatiseerd worden ingelezen in het systeem van de klant. Een pdf-factuur is dus geen e-factuur en die is zonder extra software niet automatisch uit te lezen.
Uitgaande factuurstroom digitaliseren
Het digitaliseren van de administratie en uitgaande facturatie biedt veel voordelen:
- Real-time inzage in openstaande facturen;
- Herinneringen automatisch versturen;
- Je ontvangt notificaties wanneer de klant de factuur ontvangt;
- Facturen sneller verwerken en betalen.
- Je faciliteert met e-facturatie de mogelijkheid tot directe betaling (bijvoorbeeld d.m.v. iDeal).
Welk formaat ga je gebruiken?
Wanneer je start met inlezen over e-facturatie en de verschillende e-factuur-formaten, dan kunnen de keuzes overweldigend zijn. De keuze qua formaat dient zo veel mogelijk aan te sluiten op wat er aanwezig is in de branche of wat klanten en leveranciers wensen te ontvangen.
Houd in gedachten dat de keuze voortvloeit uit wat je wenst te bereiken met e-facturatie. Begrippen die je bijvoorbeeld tegen kunt komen zijn XML, UBL, UN/CEFACT, XBRL en EDI.
Optie 1: Factureren vanuit je softwarepakket
Voor het activeren van de e-facturatie-mogelijkheid binnen je huidige financiële of boekhoudpakket is doorgaans een extra module nodig. Bij de leverancier van het softwarepakket kun je navragen wat je moet regelen voor het versturen van een e-factuur. Vanuit het systeem kan er door een Access Point (zoals TIE Kinetix) een verbinding gelegd worden met het PEPPOL-netwerk. Dit zorgt ervoor dat e-facturen uitgewisseld worden via een beveiligde verbinding.
Beschik je over een ERP- of boekhoudsysteem en wissel je met regelmaat facturen uit met een specifieke klant? Dan is een directe koppeling tussen beide systemen de juiste oplossing. E-facturatie dienstverleners met een integratie achtergrond zorgen ervoor dat jouw systeem en het systeem van de klant met elkaar kunnen ‘communiceren’.
Optie 2: Factureren via een e-facturatie-portaal
Heb je (nog) geen financiële software of verstuur je onvoldoende facturen om een investering te rechtvaardigen? Maak dan een account aan bij een e-facturatie portaal van een e-facturatie dienstverlener. Na het aanmaken van een account kun je handmatig de gegevens van de factuur invullen en creëer je met gemak een e-factuur (XML-factuur). De factuur is óf rechtstreeks af te leveren bij het systeem van jouw klant of je krijgt de XML-factuur retour, zodat je deze per e-mail kunt versturen.
Optie 3: PDF-factuur automatisch omzetten naar e-factuur
Maakt jouw softwareprogramma standaard een pdf-factuur en wil je snel voldoen aan de klantwens voor het ontvangen van een e-factuur? Er zijn oplossingen zoals
PDF-2-FLOW die jouw pdf-factuur automatisch omzetten in een XML-factuur. Het enige dat je hoeft te veranderen in het facturatieproces is dat je de factuur niet langer stuurt naar het e-mailadres van de klant, maar naar het e-mailadres van de dienstverlener. De e-factuur wordt aangemaakt en rechtstreeks afgeleverd bij de klant of retour gezonden zodat je de factuur zelf kunt opsturen. Let er wel op dat de factuur alle vereiste informatie bevat.
Kies een toekomstbestendige oplossing
Kijk ook verder dan je eigen afdeling. Welke systemen gebruikt je organisatie al? Is er een bepaald boekhoudpakket, ERP-systeem of een EDI/integratie service in gebruik?? Idealiter is de e-facturatie-oplossing geïntegreerd binnen een bestaand systeem of service of dient dit in de toekomst nog mogelijk te zijn.
Dit artikel is gesponsord door TIE Kinetix en is geschreven door Arjan Sloot, country manager Benelux TIE Kinetix
