E-facturatie wordt stilaan de standaard

E-facturatie wordt stilaan de standaard

E-facturatie komt als wettelijke verplichting steeds dichterbij. Onder invloed van de richtlijn ViDA voeren Europese landen stap voor stap e-facturatie in en verlangen ook steeds meer organisaties het van hun leveranciers. Hoog tijd dus om ermee aan de slag te gaan en vooral ook de pluspunten ervan te ervaren.

Het meest gebruikte bestandsformaat voor facturen is nu nog PDF. Onder invloed van de ViDA-richtlijn zal dit documenttype op termijn uit het facturatieproces verdwijnen. Daarvoor in de plaats komt de e-factuur (elektronische factuur), verstuurd via een format als UBL, XML of Peppol. Alle gegevens staan er op een vaste plek, met een eigen betekenis. Dat moet automatische verwerking ervan in diverse administratiesystemen mogelijk maken.

Hogere BTW-opbrengst

De afkorting ViDA staat voor ‘VAT in the Digital Age’. De oorsprong van het wetsvoorstel ligt dan ook in BTW. De Europese Commissie constateerde in 2022 dat alle lidstaten bij elkaar jaarlijks meer dan 90 miljard euro aan BTW-inkomsten mislopen. Een antwoord op dit BTW-gat is elektronische uitwisseling van facturen. De fiscus wil zo zicht krijgen op alle facturen: Continuous Transaction Control (CTC).

“Italië is er al mee begonnen”, weet Arjan Sloot, Country Manager Benelux van SPS Commerce, het voormalige TIE Kinetix. “In het eerste jaar leverde dat de Italiaanse staat al 1,9 miljard euro meer BTW-opbrengst op dan gedacht.” Die wetenschap zet meer landen aan tot een vergelijkbaar systeem voor e-facturatie. “Het is een wereldwijde ontwikkeling. Overal geldt eigenlijk hetzelfde motief: direct inzicht krijgen in de BTW die betrokken is bij alle zakelijke transacties.”

Marktleider in data-uitwisseling

SPS Commerce is wereldwijd marktleider in EDI, de elektronische uitwisseling van transacties in de supply chain. Het Amerikaanse bedrijf zette in 2023 voet op Europese bodem door de Nederlandse EDI- en e-facturatie specialist TIE Kinetix over te nemen. “SPS Commerce had al wel zo’n duizend Europese klanten, maar nog geen grootschalige operatie in Europa. Bovendien willen ze actief meedoen met de ontwikkeling van e-facturatie”, zo verklaart Sloot de overname.

Het softwareplatform van SPS Commerce integreert inmiddels al volledig met het supply chain en e-invoicing platform van TIE Kinetix. Dit ondersteunt internationaal de uitwisseling van data tussen bedrijven, overheden, leveranciers, klanten en fiscale platforms. “Wij brengen koppelingen tot stand en zorgen ervoor dat de data-uitwisseling foutloos verloopt. Het platform integreert naadloos met vrijwel elk ERP-systeem; er zijn standaardkoppelingen met meer dan 400 systemen.”

Sneller, veiliger en goedkoper

In Nederland is de ViDA-richtlijn nog niet geïmplementeerd. Toch krijgen bedrijven en overheden nu al met e-facturatie te maken. “In een sector als de automotive moet elke toeleverancier ermee werken. Albert Heijn stelt het verplicht voor al haar leveranciers. En als je internationaal werkt en facturen stuurt en ontvangt, kun je er niet meer omheen. België stelt het vanaf 2026 verplicht, Duitsland en Frankrijk starten stapsgewijs in 2025 respectievelijk 2026. Wij houden wereldwijd de status van e-facturatie bij, van alle landen.”

De factuur is slechts een onderdeel van het volledige inkoopproces. Het geldt natuurlijk ook voor offertes, orders en pakbonnen, zegt Sloot. “Maar het kan ook worden toegepast bij tijdkaarten in de uitzendbranche.”

“Uitwisseling van elektronische databestanden verloopt via beveiligde verbindingen en is dus veiliger. Handmatige verwerking van facturen per post of e-mail kost gewoon meer tijd en is foutgevoeliger. E-facturatie is beter en sneller en daarmee ook in het belang van leveranciers, want facturen kunnen eerder worden betaald.” Hij noemt als voorbeeld de gemeente Amsterdam. “Daar verloopt inmiddels 80% via e-facturatie. De meeste facturen worden binnen vijf dagen betaald.”

Straight Through Processing

Volgens Sloot vragen de meeste facturen nu nog extra aandacht. “Door ontbrekende data, onduidelijkheden of controle door de budgethouder.” Standaardisatie moet Straight Through Processing (STP) mogelijk maken. “Dat loont zeer de moeite. Bedenk je bijvoorbeeld eens dat een klant van ons, een landelijke supermarktketen, maandelijks 300.000 facturen verwerkt, met gemiddeld 50 tot 80 regels met aantallen en prijzen. Stel dat elke factuur 10 minuten extra werk zou vragen: dat is 50.000 arbeidsuren per maand…”

Die menselijke capaciteit kan en moet effectiever worden ingezet, vindt hij. “Mensen op de afdeling Crediteuren verdienen dat ook. Die kunnen veel meer toegevoegde waarde bieden aan het bedrijf, door zich bijvoorbeeld te gaan focussen op business spend management. Personeel werven wordt makkelijker als je meer kunt bieden dan alleen factuurcontrole.”

Verantwoordelijkheid leverancier

Ook bij organisaties die al zijn overgegaan op automatische factuurverwerking, is nog ruimte voor verbetering, ziet Sloot. “Zij controleren vaak nog of e-facturen correct en compleet zijn en gaan die waar mogelijk zelf manipuleren, zodat ze goed kunnen worden verwerkt. Dat kan anders. Je kunt facturen, nog voordat ze in jouw systeem terecht komen, controleren. In ons portaal kun je je eigen validatieregels invoeren. De leverancier krijgt dan bericht over wat onjuist of onvolledig is en zal daarop de factuur aanpassen. En zo hoort het ook: de verantwoordelijkheid voor een juiste factuur ligt bij de leverancier.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met SPS Commerce

'Veel meer grip op hele inkoopketen met PEPPOL'

'Veel meer grip op hele inkoopketen met PEPPOL'

Nederland kan niet achterblijven bij de groei van e-facturatie die momenteel in Europa plaatsvindt. Bovendien bepaalt een Europese richtlijn (2014/55/EU) dat eind 2018 alle aanbestedende overheidsdiensten e-facturen moeten kunnen ontvangen. Het wordt dus de hoogste tijd dat ons land 'aan de PEPPOL' gaat: de nieuwe standaard in elektronisch berichtenverkeer. Ook een must overigens voor ondernemingen die geen zakendoen met de overheid. 'PEPPOL geeft veel meer grip op je hele inkoopketen. Het brengt nieuwe mogelijkheden in procesoptimalisatie en supply chain financing. Daarom hebben wij deze innovatieve technische standaard nu al geu00efntegreerd in onze bedrijfssoftware,' aldus Jan Willem ter Steege, Directeur van Easy Systems.

Pdf, ubl, hr-xml, ebxml of GS1 eCom?

Elektronisch factureren begint in Nederland steeds meer ingeburgerd te raken, zowel bij de overheid als bij bedrijven. Dit artikel geeft een overzicht van huidige en toekomstige ontwikkelingen op het gebied van elektronisch factureren en een overzicht van beschikbare software.

E-facturering was een logische keuze

Het energielandschap is in de afgelopen jaren behoorlijk ingrijpend veranderd. Peter van Duijnhoven, projectmanager bij Enexis, heeft het tijdens zijn loopbaan in deze sector allemaal meegemaakt. Maar niet alleen de energiebedrijven zelf zijn getransformeerd, dat geldt ook voor het financieel-administratieve vak, met name door automatisering en digitalisering. 'Voor Enexis was implementatie van e-facturatie een logische keuze met het oog op de toekomst. Maar daarmee ben je er niet. Het verhogen van de adoptiegraad van e-facturatie is een grotere uitdaging dan de inrichting.'

Elektronisch factureren wacht op softwareleveranciers

Iedereen is het er over eens dat elektronisch factureren kostenbesparend en effectief is. Alleen al door de continu stijgende portokosten wordt het per post versturen van een factuur steeds duurder en met name voor lage factuurbedragen steeds minder aantrekkelijk. Een factuur als pdf-bijlage per e-mail versturen is tegenwoordig al behoorlijk ingeburgerd. Grote organisaties zetten steeds vaker professionele software in voor elektronisch factureren, zowel uitgaand als inkomend.

4 obstakels voor digitale transformatie en hoe je deze aanpakt

4 obstakels voor digitale transformatie en hoe je deze aanpakt

De status van de digitale transformatie van de financiële functie blijkt minder vergevorderd te zijn dan gedacht of gehoopt. De onderzoekers gaan nu in op de obstakels die financiële functies tegenkomen tijdens hun digitale transformatie, en zij bespreken hoe deze obstakels effectief aangepakt kunnen worden.

Excel: titels blokkeren en automatisch aanvullen

Excel: titels blokkeren en automatisch aanvullen

Excel biedt welhaast oneindige mogelijkheden om cijfers te structureren. Hier behandelen we twee mogelijkheden die handig van pas kunnen komen. Hoe blokkeer je titels om rijen en kolommen te vergrendelen? En: hoe zet je automatisch aanvullen aan?

Dirk Jan Leppers, pre sales consultant bij ISPnext: ‘Om organisaties op weg te helpen bij het opvragen, vastleggen en ontsluiten van leveranciersdata hebben we een stappenplan opgesteld.’

ISPnext: 'Actuele leveranciersdata essentieel door toenemende...

Binnen organisaties ontstaat steeds meer behoefte aan transparantie over de supply chain. Is het niet vanuit intrinsieke motivatie dan toch zeker daartoe aangezet door toezichthouders en overheden. Maar welke data heb je allemaal nodig van je leveranciers en hoe breng je die informatie overzichtelijk bij elkaar? ISPnext heeft een stappenplan opgesteld.

Shutterstock

Zet de stap naar e-facturatie: onmisbaar voor toekomstig zakelijk...

E-invoicing wint steeds meer terrein. Dit is logisch, gezien de vele voordelen. Je slaat een papieren factuur of pdf over, omdat bij e-facturatie databestanden worden verstuurd, ontvangen en verwerkt zonder dat medewerkers het in een systeem hoeven in te voeren.

Power BI-expert Giancarlo Gallant: 'De controller is een dirigent'

Power BI-expert Giancarlo Gallant: 'De controller is een dirigent'

Controllers gebruiken hun vaardigheden met spreadsheetsoftware als Excel voor het breder werken met data via tools als Power BI. "Ik zie de controller als dirigent, die weet wat er van hem wordt verwacht en in staat is mensen in beweging te brengen binnen de organisatie," zegt controller en BI-deskundige Giancarlo Gallant.

Van traditionele boekhouder naar strategische partner

Van traditionele boekhouder naar strategische partner

De rol van de finance professional verandert. Een goede zaak voor zowel de professionals zelf als voor organisaties. Louis Brosky en Marcel van den Noord, respectievelijk finance manager en manager marketing en sales bij TKB, vertellen waarom deze ontwikkeling nieuwe kansen biedt in een datagedreven wereld.

Excel-tutorial: afbeelding omzetten naar tabel

Excel-tutorial: afbeelding omzetten naar tabel

Een zeer nuttige toevoeging aan de Excel-app is de mogelijkheid om een tabel toe te voegen vanuit een afbeelding. Met deze feature is het mogelijk om een foto te maken met je smartphone van een tabel die je tegenkomt in een rapport, boek of tijdschrift en deze te gebruiken als bewerkbare tabel in Excel.

Hoe digitalisering via e-facturatie financiële resultaten verbetert

Hoe digitalisering via e-facturatie financiële resultaten verbetert

Het Europese mandaat om alleen nog e-facturatie toe te staan, komt steeds dichterbij. De toekomstige verplichting kan de opmaat zijn naar een volledige digitalisering van de supply chain. "Finance is hier de linking pin om betere financiële resultaten te boeken."