Data-uitwisseling in de supply chain steeds complexer

Data-uitwisseling in de supply chain steeds complexer

Elektronische gegevensuitwisseling in de retail supply chain wordt steeds complexer. "Door strengere regelgeving en technologische ontwikkelingen kunnen organisaties dit moeilijker zelf doen", vertelt Arjan Sloot van SPS Commerce.

Een snelle aaneenschakeling van trends maakt elektronische gegevensuitwisseling in de toeleveringsketen de komende jaren een fikse uitdaging voor organisaties. Bedrijven krijgen te maken met meer technologische ontwikkelingen, wettelijke en fiscale eisen rond informatie-uitwisseling, maar ook met uitgebreidere productgegevens die ze in de keten moeten delen, bijvoorbeeld om food waste terug te dringen.

“Elk bedrijf wordt daarmee geconfronteerd, van zzp’ers tot multinationals”, zegt Arjan Sloot, countrymanager Benelux bij SPS Commerce. “Of je een fabrikant bent, een leverancier, een distributeur of een retailer; als bedrijf moet je echt kijken hoe je gegevensuitwisseling de komende jaren op een goede manier blijft doen, en of je huidige manier van werken daar nog wel bij past.”

Lege schappen

SPS Commerce (voorheen bekend als TIE Kinetix) helpt wereldwijd ruim 120.000 bedrijven in de retail supply chain eenvoudig met elkaar in contact te komen en de benodigde elektronische documenten soepel uit te wisselen via cloud-gebaseerde oplossingen. De full-serviceprovider voert activiteiten uit die veel bedrijven nog zelf doen.

Als bedrijf moet je echt kijken hoe je gegevensuitwisseling de komende jaren op een goede manier blijft doen”

“Maar in een steeds complexere wereld neemt de behoefte aan professionele uitbesteding toe”, ziet Sloot, die ruim 30 jaar ervaring heeft in de wereld van documentuitwisseling, digitalisering en e-facturatieprocessen. “Ooit werd gedacht dat we bedrijven die met elkaar zakendoen eenvoudig konden verbinden met supply chain-integratie. Maar de een hanteert een SAP-systeem, de ander Dynamics 365 of Oracle, en men kwam erachter dat elk systeem toch net even anders is. Bovendien verschillen de standaarden per branche en land.”

Miljardenmarkt

Om een soepele integratie tussen leveranciers, klanten en logistieke dienstverleners mogelijk te maken, ontstond een wereldwijde markt voor professioneel supply chain-management. Deze markt blijft verder groeien en zal tegen 2026 bijna 31 miljard dollar omvatten. Dat verbaast Sloot niet. “Om de supply chain-integratie te organiseren kwam er zeer specifieke kennis bij vaak een handjevol mensen binnen een bedrijf te liggen. Vanuit managementperspectief is dat een risico want we hebben het hier over een bedrijfkritisch proces. Wij hebben voorbeelden van klanten die geen dag zonder de verwerking van orders, pakbonnen en facturen kunnen, omdat anders de schappen leegraken of de facturen niet betaald worden.”

Homogeen geheel

Om tal van redenen is het een verstandige investering om een fullservice-partner in de arm te nemen. Handig voor bijvoorbeeld leveranciers aan meerdere online retailers, die allemaal hun eigen eisen stellen. “Een pakbon kan wel 30 tot 40 verplichte gegevenselementen bevatten. Ons systeem kan dat terugbrengen tot één die je zelf moet invullen; de rest wordt voor je gedaan. Als jij bijvoorbeeld met drie, vier verschillende retailers werkt, dan maken wij daar een homogeen geheel van binnen ons retailernetwerk. Krijg je een order, dan maakt niet uit of die via Amazon, bol, Albert Heijn of Wehkamp komt. Je ziet het verschil niet.”

Factuur naar de fiscus

De veranderingen in de Europese wetgeving vormen de komende jaren een enorme uitdaging voor organisaties. Het ViDA-wetsvoorstel van de Europese Unie moet de btw-regelgeving moderniseren. Met de invoering van onder meer digitale rapportage-eisen en verplichte e-facturatie wil de EU de administratieve efficiëntie verhogen en btw-fraude beter bestrijden. “Het digitale factuurdocument is voor ons niets nieuws”, vertelt Sloot. “Wij helpen partners al sinds de jaren negentig met het uitwisselen van digitale bestanden. Let wel: dat zijn géén pdf’s, maar echt digitale gegevensbestanden zoals XML’s. Nu zien we dat dit in veel sectoren nog niet is doorgevoerd.”

Een pakbon kan wel 30 tot 40 verplichte gegevenselementen bevatten”

De Europese wetgeving gaat dit nu dus verplichten, maar daarbij heeft elk land een iets andere aanpak. Sloot weet dat je een factuur in sommige landen éérst bij de fiscus moet indienen. Die stuurt een code terug die je moet toevoegen aan je factuur en pas daarna mag de factuur naar de klant. “Wij voegen zulke specifieke expertise toe aan onze dienstverlening, zodat je daar als organisatie geen zorgen over hebt. Het belang voor bedrijven van vakkundige elektronische gegevensuitwisseling gaat alleen maar verder groeien. Het is echt tijd om dat over te laten aan experts die zich daar fulltime mee bezighouden.”

Dit artikel is gesponsord door SPS Commerce.

Dirk Jan Leppers, pre sales consultant bij ISPnext: ‘Om organisaties op weg te helpen bij het opvragen, vastleggen en ontsluiten van leveranciersdata hebben we een stappenplan opgesteld.’

Stappenplan ISPnext: efficiënter leveranciersdata opvragen en...

Binnen organisaties ontstaat steeds meer behoefte aan transparantie over de supply chain. Is het niet vanuit intrinsieke motivatie dan toch zeker daartoe aangezet door toezichthouders en overheden. Maar welke data heb je allemaal nodig van je leveranciers en hoe breng je die informatie overzichtelijk bij elkaar? ISPnext heeft een stappenplan opgesteld.

Excel Q&A: Periodes uitlichten in (deel) lijngrafiek

Excel Q&A: Periodes uitlichten in (deel) lijngrafiek

Hoe zorg je ervoor dat bepaalde perioden van een grafiek worden uitgelicht? Excel-MVP Tony De Jonker legt het uit.

Techbedrijven willen geen traditioneel bancaire producten op de balans

Techbedrijven willen geen traditioneel bancaire producten op de balans

Financiële technologie heeft een enorme revolutie veroorzaakt in het betaalverkeer. Daar blinken neobanken in uit. Traditionele banken omarmen in reactie daarop dezelfde technologieën. Maar hoe zit het met andere onderdelen van de bancaire dienstverlening? Cm: sprak PwC's Jan Willem Velthuijsen hierover.

4 obstakels voor digitale transformatie en hoe je deze aanpakt

4 obstakels voor digitale transformatie en hoe je deze aanpakt

De status van de digitale transformatie van de financiële functie blijkt minder vergevorderd te zijn dan gedacht of gehoopt. De onderzoekers gaan nu in op de obstakels die financiële functies tegenkomen tijdens hun digitale transformatie, en zij bespreken hoe deze obstakels effectief aangepakt kunnen worden.

Excel: titels blokkeren en automatisch aanvullen

Excel: titels blokkeren en automatisch aanvullen

Excel biedt welhaast oneindige mogelijkheden om cijfers te structureren. Hier behandelen we twee mogelijkheden die handig van pas kunnen komen. Hoe blokkeer je titels om rijen en kolommen te vergrendelen? En: hoe zet je automatisch aanvullen aan?

Shutterstock

Zet de stap naar e-facturatie: onmisbaar voor toekomstig zakelijk...

E-invoicing wint steeds meer terrein. Dit is logisch, gezien de vele voordelen. Je slaat een papieren factuur of pdf over, omdat bij e-facturatie databestanden worden verstuurd, ontvangen en verwerkt zonder dat medewerkers het in een systeem hoeven in te voeren.

Power BI-expert Giancarlo Gallant: 'De controller is een dirigent'

Power BI-expert Giancarlo Gallant: 'De controller is een dirigent'

Controllers gebruiken hun vaardigheden met spreadsheetsoftware als Excel voor het breder werken met data via tools als Power BI. "Ik zie de controller als dirigent, die weet wat er van hem wordt verwacht en in staat is mensen in beweging te brengen binnen de organisatie," zegt controller en BI-deskundige Giancarlo Gallant.

Van traditionele boekhouder naar strategische partner

Van traditionele boekhouder naar strategische partner

De rol van de finance professional verandert. Een goede zaak voor zowel de professionals zelf als voor organisaties. Louis Brosky en Marcel van den Noord, respectievelijk finance manager en manager marketing en sales bij TKB, vertellen waarom deze ontwikkeling nieuwe kansen biedt in een datagedreven wereld.